冨山陽平のブログ “思いきり やりぬく”

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冨山陽平のブログ 思いきりやりぬく
  • 19
    Sep
    2012
    2012/09/19 (水)
  • 災害対策:データを自動でリアルタイムにバックアップする

 データのバックアップは重要とわかっていても、後回しにしがち。。。そして何かが発生したときに後悔する。夏休みの宿題と同じような構図があちこちで起きています。今回は、この件をブログで取り上げたいと思います。まず、ITの活用方法にも色々ありますが、以下の3つのカテゴリに分けます。

  1. 売上を伸ばすためのIT活用(ウェブサイト製作、ネット販売、オンライン予約、ソーシャルメディア活用など)
  2. コストを下げるためのIT活用(サーバクラウド化によるメンテコスト削減、通信手段(電話・ファックス・ネットなど)の整理によるランニングコスト削減など)
  3. 緊急時対策をするためのIT活用(災害に備えサーバを物理的に異なる場所に設置、ペーパレス化の推進、データのバックアップを自動的に取るなど)

この中で、1と2はその会社様の実情を正確に捉えてご提案させていただければ、その費用をかけても何ヶ月・何年で回収できるという話もしやすいですし、提案にさえご関心をもっていただければ、比較的お支払いいただける分野かと思っています。しかしながら3の分野は、どうしても。。。

「まぁ、必要なのはわかるけど、今度考えますよ。」

となってしまう場合が比較的多いのです。とはいえ、災害対策の先送りにしたがために、ビジネスを再開するのに多大な時間がかかったり、お金では取り返しの付かないデータの損失が発生したりしたする事例をたくさん見てきているので、私は、まずこの仕組をつくることは重要だと思っています。せめてデータのバックアップだけはきちんとしておくべきだと思うのです、しかもリアルタイムに。

 実際にバックアップをしないで起きてしまった具体的な5個の事例とやっておけばよかった対策を書きたいと思います。

  1. 【東京都:2010年】飲食サービス業:社内に社員共有のサーバを一台保有し、重要なデータはこのサーバ内に保存するように指導していた。サーバはテープでバックアップをとっていたが、担当者が変わった際に、テープのバックアップについての引き継ぎを忘れていて、バックアップをとらない状態で2年ほど運用していた。サーバを構築した会社がその間何度も営業に来ていたようだが、コストはかけられないの一点張りで話を聞いていなかったが、あるとき、サーバが停止してしまった。そのサーバを構築した会社に連絡したところ、ハードディスクが壊れていることがわかり、データの復旧には多大な費用を要した。
  2. 【東京都:2011年】保育サービス業:データの保管は外付けハードディスクに定期的にとるようにしていたが、基本的には決まったルールはなく、各自が自分のパソコンにデータを保管する方法をとっていた。1台のパソコンのデータが消えた。よくわからず、外付けハードディスクからデータを読み込んだところ、そちらのデータも消えてしまった。よくよく調べてみたら、ウィルスの感染であった。
  3. 【佐賀県:2012年】菓子製造販売業:ノートパソコン一台で顧客管理をしていた。あまりの大雨のため、避難するべくパソコンを持ちだしたが、パソコンが浸水してしまい、データも消えてしまった。データのバックアップをとっていなかったので、復元のしようがなかった。
  4. 【東京都:2011年】代理店業:ファイル関連は、外部に借りたサーバに保管するようにしていたが、メールは各自がパソコンにソフトを入れて読む形をとっていた。猛暑の影響で立て続けにパソコンがおかしくなってしまい、メールのデータも消えてしまった。
  5. 【○○県:2012年】とあるレンタルサーバを借りていたが、そのレンタルサーバがデータを消失してしまった。レンタルサーバがバックアップをとっているものと信用しきっていたので、一切のバックアップは取っておらず、ウェブサイトのデータ、メールデータなど一切が消えてしまった。一部は復元できたものの、ブログの部分(データベースにかかる部分)などはバックアップを取っておらず、完全に消えてしまった。

【1に対する対策】

 多くの小規模企業は、社内で安定的にITに詳しい人員を確保することは難しいものです。もし詳しい方がいらしたとしても、専門的に管理に関わるのは難しく、見落としがちになるのが実態です。本件は、ITに詳しくない方同士で引き継いだため、単純にテープのバックアップという作業の引き継ぎが漏れたということになります。おそらく、前任者の方もなんでやっているのかわからず、まぁいいやとご判断されたのかもしれません。もし、社内で専門家がおらず、困っている状況にある場合は、専門家にご相談ください(税務で税理士に相談するように、IT関連でITコーディネータなどの専門家に相談するという感覚です)。初回相談はたいてい無料で受けてもらえます。その上で、きちんとしたバックアップのシステムについてのご提案を受けてはいかがでしょうか?

【2に対する対策】

 こちらの会社さんの問題は2つあります、ウィルスソフトを更新せずに放置していたということとデータの保管ルールがなかったということです。まず、前者ですが、パソコン購入時に入っていた体験版をそのまま利用していて、更新のメッセージがでても無視していたというところにあります。もしWindowsPCであり、更新をするのが手間であり小規模事業(社員5名程度まで)であるのならば、MicrosoftSecurityEssentialsをご利用ください。

 一方、データの保管に関しては、少人数で決まった管理者がいないと、どうしても各自で管理となりがちです。こういう場合は、各パソコンのデータを自動である程度リアルタイムにバックアップを取ってくれるSugarSyncのようなサービスをおすすめします。指定した複数のフォルダ(デスクトップを含む)のデータが更新されるたびに勝手にサーバに保管してくれます。

【3に対する対策】

 このような小売店やサービス業のお店(美容室など)はたくさんあるかと思います。顧客データなどはウェブ上で管理し(ここでは紹介しませんが、無料の顧客管理ソフトはたくさんあります)、ファイルは2でおすすめしたSugarSyncなどのサービスを利用することが理想的です。いずれにしても、パソコン1台で仕事をしているわけですから、それが壊れても買い換えればすぐに仕事を再開できる環境にしておくことは大切です。

【4に対する対策】

 ファイルはきちんと管理していたけれども、メールが消えてしまったという事例です。メールの送受信環境には、(1)各自の閲覧環境(パソコン・携帯など)に保存する方法と(2)サーバに保存して、閲覧環境には複写を保存するという方法の2種類があります。また、(3)GMailのようにウェブ上で読み書きをする方法もあります。それぞれメリット・デメリットがありますが、私がおすすめしているのは(2)の方法であるIMAPという方法です。GMailやYahooメールも(2)の方法で読むことも可能です。このほうがいざサーバに何か起きたとき、自分のパソコンなどに複写は保存されているわけですから、紛失するリスクは避けることができるわけです。

【5に対する対策】

 レンタルサーバを使うことは災害対策の視点からも重要ですが、次の3つの点に注意しましょう。(1)地域(事業を営んでいる地域と異なるか、国内か海外か)、(2)定期的にバックアップを取ってくれているか?(3)バックボーン(サーバとの接続速度・安定性に影響)の質。規模にもよるので一概には言えませんが、これらの関係から、当社では、エックスサーバ株式会社のエックスサーバー シックスコア をおすすめしています。また、NTTPC社提供のWebARENAもコストパフォーマンスがよく、ブランドがしっかりとしたサーバです。ブランド名をお気になさるお客さまにはこちらをおすすめしています。

 いかがでしょうか?おそらくこちらを読んでくださっている方は、バックアップの重要性はご理解いただいていることと思います。

  • 予算はどれくらい必要なのか?
  • 費用対効果をどのように測ればいいのか?
  • 緊急性を決裁者に伝えるのはどのようにしたらいいのか?

このような点からサポートいたします。ぜひ一度当社にご相談ください。

  • 2012/09/19 (水)

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