冨山陽平のブログ “思いきり やりぬく”

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Word、Excel、PowerPointのデータが相手に正しく読まれているか?

2012/08/31 (金)

 WordなどのMicrosoft Officeで作成したデータを何らかの方法で誰かに送って、読んでいただくケースがあると思いますが、実は

「送った側が意図しないかたちで表示されている」

場合があります。そして、それが読み違いにつながり、仕事のトラブルにも繋がる可能性があります。

 Word、Excel、PowerPointのデータを送ると、相手は同じ環境で開いているものと思っている方が、私の実感値ですがかなり多いように思います。さらには、「相手が違う環境で開いている」と思っている人の大半もMicrosoft Officeのバージョンが違うだけと思っている人が多いのです。

 しかし、Microsoft Officeで作成したファイルを開けるソフトはほかにもたくさんあります。たとえば以下のようなものです。

  • Open Office(OpenOffice.org Project:国内でも自治体・企業に導入実績あり)
  • Libre Office(The Document Foundation:ヨーロッパの自治体では多くの導入事例あり、国内でもOpenOfficeからの移行組が出てきている)
  • Google Documents(グーグル:googleappsの導入とともに、オフィスもgoogledocumentsに移行する企業もあるが、オンライン型のため、他のオフィスも利用している場合が多い)
  • Kingsoft Office(キングソフト:廉価PCに組み込まれていることも多い。)
  • iWork(アップル:MacOS上で利用されることが多いが、企業として利用する事例は少ない)
  • Just Suite(ジャストシステム:一太郎などを含むオフィスであるが、近年はシェアが減少している)

それぞれの会社は、Microsoft Officeとの互換性を少なからず意識して開発していますが、軽量性・独自性の視点から、完全互換とはいきません。

 たとえば、どんな表示ズレがあるのか?以下の例をみてください。

 

Office2007のWordで作成したファイルをOpenOfficeのWriterで開いたものです。表の段組が外れてしまっています。この例では、一番右の列は、修正反映日を示しているのですが、段組が外れてしまったおかげで、読み間違える可能性が高い上に、「こういう資料の作り方もある。」と思えてしまうレイアウトになっているのです。

 このようなトラブルを避けるためには、以下の対策が重要です。

  • ドキュメントはPDFに変換してから送る。
  • ドキュメントを相手にも編集してもらいたい場合は、各オフィス形式のファイルとPDFのファイル(見栄え確認用)をセットで送る。
  • そもそも、相手のオフィスの種類・バージョンを確認する。

決してレアな事例ではないので、お気をつけ下さい。

カテゴリー: ITの適正活用

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