いわゆる「情報」というものは、電子データ・頭の中の知識・紙媒体資料などがありますが、これらに共通するひとつの特性があります。それは、流れてはじめて価値が出るということです。つまり、水と非常に似ています。具体的には、

• 水は、流したり、振動させたりしていると腐りにくい
• 狭いところに貯めようとするほど、貯水槽に圧力がかかり、ひびが入って漏れる可能性が出る
• 水が流れる道を複数つくっておくと、圧力がかかりにくく流れが落ち着きやすい
• 道を複数作っておいてもなにかあったときのために治水対策をしておく

これを情報の観点で置き換えて考えてみると、

• 情報は定期的に議題に上がったり、活用されることで、ブラッシュアップされる・社員の記憶の中に常に新鮮な状態であることが担保され、陳腐化しにくくなる
• 管理を徹底して情報が流れにくく社員が仕事をしにくい状況にし過ぎると、仕事を円滑に進めるために抜け道を探そうとする社員から、会社の知らないところで情報漏えいの道ができてしまうことがある
• 管理をゆるめ、情報の流れにゆとりをもたせることで、その範囲で適切な運用がされるようになり、社員の働きやすさと情報の活用力が高まりやすい
• 情報漏えい保険に入っておく

となります。具体的な方法は別の記事に譲りますが、情報漏えい対策の相談を受けたり、巷の事例を聞いていると、いまだに情報を縛り付けてしまう対策が蔓延しています。そのために売上が下がってしまう、残業が増えてコストが上がってしまうという話もよく耳にします。あくまで情報は流れてはじめて価値が出るというところを基準に考えれば、実はシステムには、あまりお金のかける必要がなく、社員の意識向上に努めるべきということがご理解いただけると思います。